2015年6月11日

FormEmailer:Google Doc表單問卷填完後自動寄 Email


 
相信很多人都會用 Google Doc 來建立表單問卷或訂單連結,
就算沒有自己建立過,應該或多或少也有使用過,
像是問卷、合購訂單甚至是婚宴統計,真的很方便使用。

然而在填寫完成後,
雖然Google Doc 有自己的通知機制,不過功能沒有很強大,
有沒有辦法自動將輸入的資料處理後並以 email 寄送給填寫人及管理員呢?

有的!FormEmailer 就是這麼一個強大的外掛!
這篇會從建立表單開始,到設定 FormEmailer 及各種奇特的狀況處理完整每步驟教學,
若覺得寫得好請幫忙分享唷!有問題也歡迎大家詢問 ^^

圖片來源:http://www.becomeablogger.com/getresponse-resources/action-based-autoresponders/

建立 Google 表單

新增Google表單


設定表單標題及主題樣式


設定問題欄位、說明及答案選項



點選查看回應,會連到另一張統計回應的表格



無法使用指令碼庫自動安裝

本來 FormEmailer 可以自動安裝,是在指令碼庫搜尋 FormEmailer 安裝即可,
但好像因為 Google Doc 升為新版,所以現在不支援指令碼庫了,
而至外掛程式商店也找不到 FormEmailer ,所以現在我們必須手動安裝


手動安裝 FormEmailer

在回覆內容的表格,選擇工具->指令碼編輯器


將原有的預設 function 全選後刪除


貼上最新版的程式碼,範例是 FormEmailer3.62.js,最新版在這邊


貼上後按 ctrl + s 存檔並重新命名專案為 FormEmailer


儲存成功後選執行->onInstall


跳出需要授權


授權的帳號就是用來寄 Email 的帳號


授權後在回覆內容的表單多出一個 FormEmailer 的 tab,按下後點選 Install



安裝成功後多出一個 FormEmailer 的分頁,這裡的設定都不用動


在回覆內容也多了一個 email 寄送狀態的欄位,請不要移動或修改這個欄位


在 FormEmailer 的 tab 點選 Settings


可以調整細部的 email 設定


設定觸發器

設定完成後還不會自動寄送 Email,回到工具->指令碼編輯器,在資源中選擇啟動程序,
可以建立新的或使用舊的,我們先選現有專案。

建立啟動程序

因為此專案本來沒有啟動程序,所以建立一個在試算表提交表單時會觸發的

測試 FormEmailer 是否正常運作

填寫測試資料

回到第一張表單(不是回應那張),點選查看即時表單

目前表單長這樣,輸入測試資料

填完的結果頁面

收到的測試 Email 結果

寄件名稱、多個收件人、主旨和上半部的內文都是正常的,資料也都有正確讀入,
但最後一欄的處理轉換好像出現了一點問題。

透過 | 將資料再做處理

剛剛的問題在於預設的 #文字內容# 只會以純文字顯示,
我們必須將他改為 #文字內容|sHtml#,類似的標籤其實早已出現在時間的地方,
這邊我們也將日期顯示的方式改變過了。
關於可以處理的標籤,請見:Formatting & Html

手動測試

因為我們已有測試資料,所以就不重新輸入了,在 FormEmailer 頁籤選擇 Process manually。

選擇要測試的資料,我們選 2

這次收到的 email 顯示就正確了,連 html 的圖也正確讀入了!

進階設定:HTML與純文字

HTML模式的換行必須使用 br


純文字版本

讓別人可以填寫任意的 html code並以 email 寄送其實很危險,
且有時大部份填問卷的使用者也不知道要使用 br 來換行。
要使用純文字,取消勾選 body html,並把 #文字內容# 的 |sHtml 拿掉。

純文字版的測試資料


純文字版 Email 結果


預設回應內容

建立有預設回應的表單

有時我們必須給使用者預設選項、內容或格式引導,可以透過取得預先填入的網址來達成。

先填入預設的答案並提交


記下預設回應的網址

務必要記下網址,因為每次重新在上兩步取得預設網址都是重設答案唷!

分享有預設答案的網址給別人填寫


寫了那麼多當然自己也是有實際應用的案例的 ^^
請見:博客來代訂Google表單填寫教學


這兩天發現國外有人用影片教學,聽得懂英文的話照著做很清楚唷!




本文出自符碼記憶,請勿全文轉載,部份轉載請註明出處 關鍵字:Google Doc, spreadsheet, email, FormEmailer, 表單, 問卷, 回信, 自動, 試算表, 填寫, 完成, 填表人, 設定, 教學
參考資料:


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